Tipps gegen E-Mail-Flut

Die Deutschen verschicken und erhalten immer mehr E-Mails. Im vergangenen Jahr wurden laut einer aktuellen Auswertung von WEB.DE und GMX 848,1 Milliarden E-Mails, zehn Prozent mehr als im Vorjahr, verschickt. Obwohl Messenger-Dienste inzwischen fast die gleichen Leistungen bieten wie die elektronische Post, konnten WhatsApp & Co. die älteste aller elektronischen Kommunikationsformen nicht verdrängen. Im Gegenteil – die sozialen Netze und die fortschreitende Digitalisierung insgesamt treiben den E-Mail-Verkehr weiter an. Für manche entwickelt sich die E-Mail-Flut zum Tsunami. Was kann man dagegen tun?

Einstellungen und Programme als Helfer

Der erste Schritt, um den Überblick über die eingehenden E-Mails zu behalten, besteht darin, die richtigen Systemeinstellungen des Computers oder der mobilen Geräte für den E-Mail-Verkehr zu wählen. Ob neue E-Mails permanent, stündlich oder einmal täglich ankommen, bestimmen Sie selbst. Auch, ob der E-Mail-Eingang mitgeteilt wird oder nicht, kann in den Einstellungen festgelegt werden.

Auch die Ablage von E-Mail-Anhängen lässt sich so einstellen, dass sie automatisch an den richtigen Platz gelangen.

Besonders wichtig ist der automatisierte Umgang mit unerwünschter Werbung. Immerhin handelt es sich bei mehr als der Hälfte der weltweit verschickten E-Mails um Spam. Wenn in den Systemeinstellungen der Filter für unerwünschte Werbung aktiviert ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, E-Mails als Spam verschwinden zu lassen.
Inzwischen bieten zahlreiche Softwarehersteller Programme zum E-Mail-Management. Vor allem für Unternehmen lohnt es sich, diese zu nutzen und einheitliche Regeln für alle Mitarbeiter bereitzustellen.

Wie man in den Wald hineinruft …

Mit Ihrem eigenen E-Mail-Verhalten beeinflussen Sie ganz erheblich, was sich in Ihren Postfächern tut.

Wenn Sie gern mehrere Personen beim Versenden von E-Mails in CC oder BCC setzen, öffnen Sie die Büchse der Pandora, denn Sie haben keinen Einfluss darauf, ob sich die anderen Personen von dem Schreiben angesprochen fühlen und darauf mit einem Antwortschreiben reagieren oder nicht. Daher: Beschränken Sie die Zahl der CC- und BCC-Empfänger, und überlegen Sie auch genau, welche Artikel Sie mit Freunden und Kollegen teilen. Die Antwort, und sei es nur ein „Dankeschön“, ist wieder eine E-Mail mehr.

Vor allem Newsletter füllen in Deutschland die elektronischen Postfächer. Zwar dürfen regelmäßige Publikationen laut Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) nicht ohne Zustimmung der Empfänger verschickt werden. Allerdings verlocken interessante kostenlose Angebote immer wieder zu einem Abonnement. Zum Schluss bleibt oft keine Zeit, die Newsletter zu öffnen oder gar zu lesen.

Oft werden E-Mails wie Messenger-Dienste benutzt. Im Pingpong-Verfahren werden Fragen gestellt und schnelle Antworten erwartet. Spätestens in der vierten Runde haben Sie den Überblick verloren. Das Telefon, das zunehmend in Vergessenheit gerät, ist manchmal die bessere Kommunikationsform, um Sachverhalte zu klären.

Der richtige Platz im Leben

Es gibt tatsächlich Unternehmen, die den Mitarbeitern den Zugang zu ihren dienstlichen E-Mail-Konten im Urlaub sperren. Das ist sicher eine krasse Variante, Ruhephasen zu schaffen. Andere Unternehmen versuchen mit „Handyverboten“ bei Meetings oder Konferenzen, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer von den E-Mail-Eingängen zu den Referenten zu lenken.

Besser als Verbote ist es allemal, der Onlinekommunikation insgesamt und speziell den E-Mails den richtigen Platz im Leben zuzuweisen. Während das übermäßige Onlinespiel von der Weltgesundheitsorganisation WHO inzwischen als Sucht bewertet wird, gilt das ständige Beobachten des E-Mail-Verkehrs als besonderes berufliches Engagement. Oft ärgert man sich, wenn man sich vom Signalton dazu verleiten ließ, das E-Mail-Fach zu öffnen. Letztlich ist es doch wieder nur ein Newsletter.
Mehr Gelassenheit im Umgang mit der E-Mail-Flut ist die beste Möglichkeit, einen Tsunami zu vermeiden.