Frau in Heller Umgebung

7 Tipps für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice

Wie Sie weniger Strukturen und den fehlenden Kontakt zu Ihren Kollegen ausgleichen können

Das Prinzip Homeoffice durchläuft derzeit den ultimativen Härtetest. Dabei hängt die Effizienz des heimischen Arbeitsplatzes nicht nur davon ab, wie schnell und zuverlässig Unternehmen die nötige technische Infrastruktur bereitstellen können. Neben harten Faktoren wie dem Zugriff auf Dokumente und Anwendungen spielt es zudem eine Rolle, wie gut jeder Einzelne mit den ungewohnten Begebenheiten zurechtkommt.

Während einige Kollegen bereits Erfahrungen im Homeoffice sammeln konnten, stehen andere vor einer großen Herausforderung: Familie und Haushalt lenken ab, die gewohnte Tagesstruktur fehlt, der Austausch mit dem Team wird schmerzlich vermisst. Diese Umstände können echte Stressfaktoren sein – die Arbeit im Homeoffice wird zur Effizienzfalle – eine Entwicklung, die weder Mitarbeiter noch Arbeitgeber glücklich macht. Dabei gibt es eine ganze Reihe einfacher, aber wirkungsvoller Tricks, mit denen Sie sich die Arbeit am heimischen Schreibtisch erleichtern können – und mit denen Sie ganz nebenbei auch effizienter arbeiten.

Tipp 1: Ziehen Sie sich zurück

Die Frage Nummer eins lautet: Wo befindet sich Ihr Arbeitsplatz? Da es wichtig ist, dass Sie Arbeit und Privatleben nicht nur gedanklich, sondern soweit möglich auch räumlich voneinander trennen, sollten Sie – sofern Sie nicht ohnehin schon einen Schreibtisch haben – unbedingt einen gesonderten Bereich für Ihr Homeoffice einrichten. Dass es sich dabei nicht um Bett oder Couch handelt, ist klar. Ebenso wenig empfehlenswert ist der Esstisch, da Sie auch hier spätestens zum Abendessen Ihre Homeoffice-Zelte wieder abbrechen müssen. Schaffen Sie sich Ihr eigenes, kleines Büro mit einer klaren, räumlichen Abtrennung. Falls Ihnen kein gesondertes Zimmer zur Verfügung steht, nutzen Sie hierzu ruhig improvisierte Raumteiler wie Deckenrollos oder ein schmales Regal. Und machen Sie Ihren Mitbewohnern klar, wann Sie gestört werden können und wann Sie unbedingt Ihre Ruhe brauchen.

Tipp 2: Richten Sie sich ein Mini-Büro ein

Dieser Tipp schließt sich direkt an den ersten Ratschlag an. Denn nicht die Frage, wo, sondern auch wie Sie Ihren Arbeitsplatz gestalten ist grundlegend, damit Sie konzentriert arbeiten können. Sie sollten an Ihrem Homeoffice-Platz stets auf alle wichtigen Utensilien zugreifen können, die für Ihre Arbeit nötig sind. Also nicht nur PC, Drucker, Telefon und Headset, sondern auch Schreibunterlagen wie Notizblock und Stift sowie Aktenordner oder sonstige Papierunterlagen. Eine freie Wand (oder noch besser ein magnetisches Whiteboard) ist ideal, um Notizen zu hinterlegen und Aufgaben zu strukturieren. Eine zusätzliche Abstellfläche für Kaffee, Tee und den Teller mit Motivationskeksen steigert sicherlich auch den Wohlfühlfaktor im heimischen Büro.

Tipp 3: Halten Sie feste Zeiten ein

Die heimische Freiheit verlockt, später mit der Arbeit zu beginnen, das Mittagessen nach hinten zu verschieben, bis in die Nacht hinein über einer Aufgabe zu sitzen. Effizient ist das allerdings nicht. Auch wenn es Sie Disziplin kostet: Stellen Sie sich den Wecker und setzen Sie sich zur gewohnten Zeit an den Schreibtisch. Legen Sie genau fest, wann Sie wie lange Pausen machen. Und reizen Sie das abendliche Open End nicht aus. Sicherlich ist es nicht tragisch, noch eine letzte Aufgabe zu Ende zu bringen und einige Minuten zu überziehen. Aber das sollte im Homeoffice genauso selten vorkommen, wie es Ihnen regulär im Büro vor Ort passiert. Ein kleiner Trick: Legen Sie einen After-Work-Termin fest. Das kann ein Spaziergang, ein Telefonat mit einem Freund oder einer Freundin oder das Rendezvous mit einem guten Buch sein. Wichtig ist, dass Sie sich auf Ihren Feierabend freuen und einen Grund haben, die Arbeit für heute zu beenden.

Tipp 4: Bleiben Sie Gewohnheiten treu

Nicht nur ein fester Zeitplan, auch gängige Gewohnheiten wie das Einhalten eines Dresscodes oder der tägliche Gang zum Mittagessen können helfen, die besondere Situation im Homeoffice zu meistern. Natürlich ist es etwas anderes, wenn die Kantine vorläufig in Ihre eigene Küche umgezogen ist. Dennoch kann es unter Umständen hilfreich sein, wenn Sie schon zu Anfang der Woche durchplanen, was Sie jeweils mittags essen wollen, und die Mahlzeiten entsprechend vorbereiten. Denn was banal klingt, ein schnell gemachtes warmes Mittagessen, schafft oft die nötige Struktur und zugleich Abwechslung, um bei der Arbeit konzentriert am Ball zu bleiben. Auch den Einfluss Ihres Äußeren sollten Sie im Homeoffice nicht unterschätzen: Wer nicht im Jogginganzug und einem alten T-Shirt an den Schreibtisch geht, sondern gepflegt und gut gekleidet den Tag am heimischen Arbeitsplatz startet, der signalisiert seinen Aufgaben gegenüber von vornherein eine höhere Wertschätzung – und hilft damit automatisch seiner Motivation auf die Sprünge.

Tipp 5: Bewegen Sie sich

Wenn Sie vor Ort im Unternehmen sind, bewegen Sie sich automatisch. Sie stehen auf, um den Kollegen im Nachbarbüro etwas zu fragen, um Dokumente aus dem zentralen Drucker zu holen oder um Material aus dem Lager zu besorgen. Damit Sie im Homeoffice nicht völlig einrosten, stehen Sie hin und wieder einfach mal auf, laufen Sie durch die Räume oder bringen Sie den Papiermüll runter in den Hof – wenn Sie mögen und es Sie nicht zu viel Disziplin kostet, legen Sie eine Runde Yoga oder Gymnastik ein. Ganz egal, wie Sie sich bewegen: Hauptsache, Sie tun es.

Tipp 6: Planen Sie jeden Tag mit Sorgfalt

Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres Arbeitstages eine halbe Stunde Zeit, um Ihre Aufgaben zu sortieren. Was steht heute an? Welche Jobs müssen dringend erledigt werden, was kann warten oder auch delegiert werden? Während Sie die Prioritäten festlegen, schadet es sicherlich nicht, stets eine Reserve an Post-its in der Container-Schublade zu haben – alles, was Sie notieren und sofort nach Dringlichkeit ordnen, rotiert nicht länger belastend in Ihrem Hinterkopf, sondern ist schwarz auf weiß festgehalten. Neben einer einfachen To-do-Liste können Sie zur Strukturierung Ihres Arbeitstages Methoden wie beispielsweise Personal Kanban oder die Eisenhower-Matrix nutzen. Was Sie zudem nicht vergessen sollten, bevor Sie sich an Kleinigkeiten aufhalten, ist das Pareto-Prinzip. Es besagt, dass wir 80 Prozent unserer Aufgaben mit 20 Prozent unserer Kapazitäten bewältigen. An den restlichen 20 Prozent beißen wir uns allerdings gerne die Zähne aus: Wir investieren 80 Prozent unserer Energie, um das letzte Fünftel unserer Arbeit erledigen zu können. Wann immer Sie also bemerken, dass Sie sich in Details verlieren, besinnen Sie sich auf dieses Prinzip, um die Sinnhaftigkeit und Wichtigkeit einzelner Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren.

Tipp 7: Bleiben Sie im Dialog

Der fehlende Kontakt zu den Kollegen im Büro ist für viele Heimarbeiter einer der größten Wermutstropfen. Wir können zwar nicht stündlich ein Zoom-, Skype- oder Teams-Meeting aufrufen, dennoch ist es wichtig, systematisch im Dialog zu bleiben. Führen Sie regelmäßig fachliche Telefonate mit den engsten Kollegen durch und richten Sie feste Termine für ein Update im gesamten Team ein. Wenn Sie akut Fragen haben, dann ziehen Sie das persönliche Gespräch vor und rufen Sie an, anstatt eine E-Mail zu schreiben. Es geht schneller, ist unmissverständlicher und obendrein einfach netter. Zusätzlich schafft ein Online-Whiteboard oder -Flipchart die Möglichkeit, eigene Fortschritte zu posten und die Kollegen damit auf dem Laufenden zu halten – so kann jeder die gemeinsame Arbeit im Blick behalten.